O blogue que faz da prevenção e da inspiração o seu dia a dia.

Gestão de equipas: quais as ferramentas para ajudar no teletrabalho

Trabalhar à distância em teletrabalho traz vantagens mas também desafios. Um deles é, sem dúvida, fazer a gestão das equipas, principalmente se uma grande parte das pessoas da empresa, ou até mesmo a totalidade, estiver a trabalhar a partir de sua casa.

É importante ter acesso a ferramentas que ajudem não só a encurtar as distâncias entre as equipas, mas que também permitam uma gestão mais fácil e eficiente das tarefas de cada um. Fique a conhecer algumas soluções.

1- Basecamp

Começou em 1999, como uma empresa de webdesign sob o nome 37signals. O foco mudou em meados de 2004, quando a empresa se começou a dedicar ao desenvolvimento de softwares de gestão de projetos. Assim nasceu o Basecamp. Permite fazer uma gestão eficiente de todo o trabalho das diferentes equipas da empresa. Nesta plataforma, pode dividir as pessoas pelos projetos que a empresa tem em mãos, e criar listas de tarefas dentro desses projetos.

Além disso, pode criar separadores para o estado de cada tarefa. Por exemplo, um separador com nome "A fazer", outro "Em andamento", e outro ainda com a designação "Em aprovação". É possível definir prazos e, à medida que as tarefas vão sendo feitas, pode arrastá-las para dentro de outro separador. Quando uma tarefa ficar acabada é só marcar como feita e ela fica arquivada.

Os trabalhadores podem falar entre eles e em grupo através de chat próprio (Ping), e há ainda um espaço dedicado às comunicações gerais, para toda a empresa, independentemente da equipa. Permite ainda a articulação com serviços como o Google Drive ou Dropbox.

Ideal para:
Equipas que precisem de manter um histórico constante de tarefas visíveis para um grande número de pessoas e querem ter uma linha rápida que permita trocar mensagens pessoais e de grupo.

2- Trello

Do mesmo estilo do Basecamp, o Trello é também um organizador de tarefas e gestão de projetos por diferentes equipas. Também pode criar diferentes etapas dentro da cada projeto e tarefa, designando as pessoas para os diferentes trabalhos.

Definir timings e marcar uma tarefa como terminada é também possível, à semelhança da maioria destas plataformas.

Ao contrário do Basecamp, o Trello não tem chat próprio, mas é possível integrá-lo com ferramentas como o Slack.

O Trello foi criado em 2011, e em cima da mesa estiveram ainda os nomes Cardvark e Planatee. Um ano depois, em 2012 o cão de um dos fundadores tornou-se na mascote do Trello. É um husky chamado Taco.

Ideal para:
Equipas que precisem de se dividir por vários projetos e tarefas, podendo rapidamente aceder ao separador e ao fluxo de trabalho de cada uma.

3- Asana

O Asana é outro popular organizador de tarefas, fundado em 2008 por um co-fundador do Facebook e por um ex-engenheiro do Google e do Facebook. Com cronograma integrado, esta plataforma permite ir fazendo ajustes nos timings necessários para cada tarefa. De resto, funciona como as outras plataformas: projetos designados para cada equipa, com lista de tarefas e progresso das mesmas.

É ainda possível filtrar as tarefas de acordo com a prioridade: baixa, média ou alta. Permite integração com plataformas como o Slack.

Ideal para:
Equipas que precisem de saber qual o nível de prioridade de cada tarefa, de modo a direcionar os esforços no sentido correto.

4- Teamwork

Outra solução para gestão de projetos por equipas. A lógica mantém-se: atribuir tarefas, acompanhar o progresso e marcá-las como terminadas quando assim se justifica.

No Teamwork, consegue ainda ter noção da carga de trabalho de cada colaborador, o que é útil na hora de atribuir tarefas. Tal como o Trello e o Asana permite a integração com o Slack.

Ideal para:
Equipas que precisem de ter as tarefas divididas pelas diferentes equipas e que, ao mesmo tempo, tenham necessidade de saber rapidamente como está a carga de trabalho de cada membro, para facilitar a atribuição de tarefas.

5- Slack

Ao contrário das plataformas apresentadas nos pontos anteriores, o Slack funciona mais como uma ferramenta de comunicação em chat, ou canais, como a empresa lhe chama. Cada canal pode ser sobre um projeto específico, e neste aspeto não difere do Basecamp, do Trello e das outras ferramentas de gestão de tarefas que referimos.

Permite partilhar documentos dentro de cada canal, mas como não está tão focada para o planeamento de tarefas, não dá para criar separadores que permitem perceber o progresso de cada projeto. Acima de tudo, o Slack é útil quando usado de forma integrada com outras plataformas, como o Trello, por exemplo.

A plataforma começou por ser apenas uma ferramenta interna da empresa Tiny Speck durante o desenvolvimento de um novo jogo.

Ideal para:
Equipas que querem ter as conversas organizadas por projetos.

6- Microsoft Teams

O antigo Skype for Business mudou de nome em 2017, passando a chamar-se Microsoft Teams. Esta plataforma permite fazer uma gestão das equipas por "teams", e dentro de cada "team" podem ainda criar-se canais, que podem remeter para uma tarefa específica que tem de ser feita.

A plataforma também permite que se criem rapidamente teleconferências entre a equipa, estejam os membros onde estiverem, uma vez que o Microsoft Teams também está disponível para dispositivos móveis. Se for preciso integrar algum cliente na conversa também é possível, mesmo que esse cliente não use a plataforma.

Através do Microsoft Teams a equipa tem acesso partilhado a documentos Word, PowerPoint e Excel, permitindo uma edição rápida e instantânea para toda a gente.

Ideal para:
Equipas que precisam de ter as tarefas dividas por canais e que sintam necessidade de reunir várias vezes por teleconferência. Ao mesmo tempo, é útil para equipas que partilhem documentos que precisam de ser editados rapidamente.

7- Ferramentas Google (Docs, Sheets, Slides)

As ferramentas do Google surgem nesta lista como uma espécie de outsiders. Não são verdadeiras ferramentas de gestão do trabalho em equipas à distância, mas a sua utilidade justifica uma menção.

Muitas vezes um documento tem de ser partilhado e editado por mais do que uma pessoa, e é por isso que estas ferramentas são úteis. Tanto o Google Docs, como o Sheets e o Slides permitem que várias pessoas trabalhem ao mesmo tempo num único documento. Assim, evita-se a partilha de um documento de Word, por exemplo, que é depois editado e mandado de volta. Quantas vezes não lhe aconteceu já não saber qual é o documento certo, depois de tanto envio e receção?

Com estas ferramentas, o documento é sempre o mesmo e as pessoas podem editá-lo ao mesmo tempo que essas mesmas alterações ficam visíveis para o resto da equipa.

Ideal para:
Equipas que trabalham com documentos que passam por várias pessoas e que são suscetíveis de serem editados várias vezes.

Mesmo à distância, os trabalhadores necessitam de ter um Seguro Acidentes de Trabalho. Uma vez que neste caso a proteção tem condições especiais que precisam de ser garantidas, assegure-se de que a empresa está devidamente documentada para que, em caso de acidente, possa comprovar que o colaborador está em regime de teletrabalho.

De que é que vai precisar?
> Identificação dos nomes dos trabalhadores, datas e horas autorizadas, e as respetivas moradas onde vai ser prestado o trabalho;
> Autorização prévia dada pela Entidade Patronal.

Fale com o seu mediador ou entre em contacto com a Tranquilidade e garanta a proteção necessária.